Hoe ziet een professioneel social media beleid eruit?

Hoe communiceert je bedrijf op social media? Welke afspraken zijn er met de medewerkers? Wat mogen ze wel en niet delen? Hoe gaat je organisatie om met negatieve feedback op Facebook of LinkedIn? En hoe zit het met de privacy-instellingen op de diverse socialmedia-accounts van je bedrijf? Om een antwoord te geven op al deze vragen is een duidelijk Social Media Beleid noodzakelijk. Je leest er hier alles over.

Sociale netwerken zijn een vloek én een zegen voor bedrijven. Dankzij Facebook, LinkedIn, Instagram en andere is je doelgroep bereikbaarder dan ooit. Je kunt klanten informeren, potentiële kopers overtuigen of prospecten zoeken in enkele muisklikken. De keerzijde van de medaille is dat kritiek aan jouw adres zich razendsnel verspreidt. Een socialmediablunder kan in korte tijd een lawine aan klachten veroorzaken. Voorzichtigheid is dus geboden.

Precies daarom heeft elk bedrijf, ongeacht de sector of omvang, nood aan een duidelijk Social Media Beleid. Dat is een uitgeschreven document waarin je samen met je medewerkers enkele spelregels en richtlijnen vastlegt voor het gebruik van je accounts. 

Een compleet Social Media Beleid voor bedrijven omvat vier onderdelen:

1) Visie: waarom gebruikt jouw bedrijf social media?

De visie legt in heel eenvoudige taal uit waarom jouw bedrijf communiceert via sociale media. Welke doelgroep wil je bereiken en welke posts horen thuis per kanaal?

2) Gedragscode: hoe moeten medewerkers zich online gedragen?

Ook al tekent de bedrijfsleider de krijtlijnen uit, het is belangrijk dat andere medewerkers ook inspraak krijgen in de gedragscode. Zo creëer je bewustwording bij het personeel en krijg je een groter draagvlak voor je gedragscode.

Essentieel is een duidelijke scheiding tussen de professionele en de privésfeer. Wat je medewerkers op hun persoonlijke Facebookpagina plaatsen, is hun zaak. Tenminste, zolang ze het bedrijf niet in diskrediet brengen. Heel wat zaken zijn vanzelfsprekend, andere niet. Sommige mensen vinden een foto van een medewerker in zwembroek met een cocktail in de hand ongepast, anderen zien hier geen graten in. Bespreek dergelijke randgevallen in groep en maak duidelijke afspraken die gedragen worden door het team.

Wat zeker niet mag ontbreken in jouw gedragscode:

  • Spreek nooit over personen, wel over ideeën (noem geen namen van klanten of medewerkers).
  • Trek de offline kernwaarden (klantvriendelijkheid, klantgerichtheid, …) ook online door.
  • Zorg ervoor dat medewerkers op LinkedIn dezelfde banner en tekst gebruiken in hun profiel en laat ze koppelen naar de bedrijfspagina (wie het bedrijf verlaat, moet zich uiteraard loskoppelen om problemen en misverstanden te vermijden). 

Is je gedragscode klaar? Laat de tekst nalezen door een advocaat. Zo ben je zeker dat je richtlijnen ook juridisch waterdicht zijn. 

3) Hoe omgaan met negatieve feedback? 

Ontevreden klanten uiten hun mening graag via Facebook en Twitter. Hoe moeten social media managers hiermee omgaan (hoe reageren op scheldpartijen, bijvoorbeeld)? Stel een stappenplan op waarin duidelijk staat wat medewerkers moeten doen en wie ze eerst moeten contacteren. Zo speel je kort op de bal en kun je negatieve feedback efficiënt in de kiem smoren. 

4) Privacy Policy

Sinds de invoering van de online privacywetgeving (GDPR) moet elk bedrijf een privacyverklaring aan zijn website toevoegen. Ook social media moeten daarin opgenomen worden. 

Zaken die je absoluut moet vermelden:

  • Wat gebeurt er met berichten en persoonsgegevens die je via social media bereiken? 
  • Hoeveel tijd zit er gemiddeld tussen het versturen en beantwoorden van een bericht? 
  • Om welke redenen zal het bedrijf online berichten op social media verwijderen?

En tot slot nog dit...

Elk Social Media Beleid is aan wijzigingen onderhevig. Check de tekst dus regelmatig (minstens één keer per jaar) en pas aan waar nodig.

Een Social Media Beleid kan pas succesvol zijn als deze is ingebed in de kern van het fundament van je onderneming, rekening houdend met je sales- en marketingaanpak, medewerkers- en klantenbeleving en communicatiestrategie.Een Social Media Beleid kan pas succesvol zijn als deze is ingebed in de kern van het fundament van je onderneming, rekening houdend met je sales- en marketingaanpak, medewerkers- en klantenbeleving en communicatiestrategie.

Hulp nodig om je socialmediabeleid op te stellen en dit te kaderen in een groter geheel? Neem vrijblijvend contact met ons op.

menu

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x